Rejestracja informacji o zasobach

Dane identyfikujące i opisujące dany zasób oraz sposób jego obsługi zasadniczo różnią się, w zależności od kategorii zasobu. Użytkownik może zdefiniować dla każdej kategorii inny zestaw danych. Rozróżniane są następujące kategorie zasobów:

• Sprzęt – wszystkie urządzenia w firmie, których użytkowanie powoduje obciążenie budżetów kosztów realizowanych przedsięwzięć. W przypadku inwestycji realizowanych na podstawie kosztorysów, sprzęt można określić, jako urządzenia, których pracę uwzględniamy w nakładach „S” (RMS). Zwykle będą to drogie urządzenia, czyli np. samochody specjalistyczne, koparki, itp.
• Wyposażenie – wszystkie urządzenia techniczne (niezaliczane do sprzętu) i domyślnie nieobciążające budżetu kosztów przedsięwzięcia (choć nie jest to wykluczone), zwykle nierezerwowane (choć i to jest możliwe), w przypadku których stan (np. sprawne / niesprawne), miejsce użytkowania, czy też osoba odpowiedzialna, są informacją na tyle istotną dla firmy, że należy je ewidencjonować. Zwykle będą to drobne urządzenia: wiertarki, urządzenia pomiarowe i montażowe, ale również samochody osobowe, sprzęt komputerowy, kserokopiarki, itp.
• Umowy - kategoria zasobu wprowadzona w celu zarządzania umowami związanymi z realizacją inwestycji, pozwalająca na naliczanie miesięcznych kosztów tych umów w budżetach na podstawie klucza podziału kosztów zdefiniowanych w danych umowy. Dodatkowo, umieszczenie umów w zasobach pozwala zarządzać nimi z wykorzystaniem funkcjonalności tego modułu (np. definiowanie zadań takich, jak rozwiązanie umowy telekomunikacyjnej po zakończeniu przedsięwzięcia)
• Pracownicy - obiekt ściśle powiązanym z kontaktami zdefiniowanymi w module zarządzania kontaktami, jednocześnie jest istotną częścią zasobów firmy, biorących udział w realizacji przedsięwzięć.  W tym przypadku również możliwa jest rezerwacja i rejestracja czasu pracy, a w efekcie obciążanie kosztów budżetu przedsięwzięcia.
• Podwykonawcy - w zasadzie są to kontakty (kontrahenci), ale często traktowani w działaniu firmy jak własny zespół (brygada) firmy. Stąd została wprowadzona możliwość, podobnej, jak w przypadku zasobów własnych, obsługi w zakresie danych o branżach i profilach oferowanych usług podwykonawcy, rezerwacji jego zasobów, zespołów (brygada, team, ekipa), rejestracji czasu pracy, a w efekcie aktualizacji kosztów w budżetach naszych przedsięwzięć, w wyniku zrealizowanych usług.
• Zespoły - pozwalają definiować zbiór zasobów (np. wybrani pracownicy, sprzęt), który umożliwi dokonywanie ich łącznej rezerwacji i w pewnym zakresie rejestracji czasu pracy. Mechanizm taki jest przydatny szczególnie w sytuacji, gdy grupa pracowników tworzy stałą brygadę (dany zasób może występować jednocześnie tylko w jednym zespole).

W celu uproszczenia wprowadzania danych zasobów i zapewnienia możliwości ich logicznego grupowania bardziej szczegółowo niż przedstawione powyżej kategorie, wprowadzono szereg mechanizmów wspomagających obsługę danych zasobów i nadawania uprawnień dla kategorii / typów / zasobów:

• Dla każdej kategorii zasobów możemy definiować dowolną liczbę typów zasobów. Przykładowo dla wyposażenia: sprzęt komputerowy, młoty udarowe i wiertarki, a dla sprzętu np.: koparki budowlane, samochody specjalistyczne
• Dla zapewnienia obsługi takich zasobów, jak np. rusztowania lub moduły ogrodzeń, bez konieczności zakładania dla każdego z nich osobnego zasobu, wprowadzono możliwość definiowania zasobu, jako „mnogiego”. W wyniku, czego, w danych zasobu pojawia się pole „ilość” i możesz rezerwować wymaganą ilość danego rodzaju zasobu.
• W danych zasobów własnych firmy wprowadzono hierarchiczny mechanizm definiowania kalendarzy normatywnych dni / godzin pracy zasobu oraz kosztów pracy zasobu (stawki za dniówkę, roboczogodzinę, miesiąc, sposób rozliczania pracy w czasie nienormatywnym np. godziny nadliczbowe). Dzięki temu, otrzymujemy szereg możliwości:
  • Dla konkretnej kategorii zasobu możemy zdefiniować domyślne dane, używane w trakcie rejestracji czasu pracy (kalendarze) oraz wyliczania kosztów pracy zasobu (kalendarze i stawki)
  • W trakcie definiowania typów zasobu, kalendarze i dane kosztowe są automatycznie kopiowane z kategorii zasobu do definiowanego typu zasobu, przy czym użytkownik ma możliwość skorygowania tych danych, w sposób właściwy dla danego typu zasobu. W efekcie definiując konkretny zasób (np. pracownika), kalendarze i dane kosztowe są kopiowane z typu zasobu bezpośrednio do jego danych, przy czym użytkownik ma możliwość korygowania tych danych.