Jak zapewnić i utrwalić sukces naszej firmy budowlanej?

W trakcie ponad 20-letniej współpracy z firmami budowlanymi poznaliśmy dokładnie wyzwania jakie stają przez zarządzającymi firmami tej branży. 
Mieliśmy okazję zarówno poznać praktykę zarządzania dojrzałymi firmami budowlanymi, jak i obserwować pasjonujący proces wzrostu małych firm wybijających się na sukces. 

Szczególnie pouczające, są doświadczenia firm dynamicznie rozwijającymi się, często od kilkuosobowej ekipy do kilkudziesięcio, a nawet kilkuset-osobowej firmy.
Szybko Rosnące wymagania względem osób zarządzających takimi firmami, często je zaskakują, a nawet mogą być frustrujące. Poczucie osiągniętego sukcesu bywa coraz częściej zakłócane  wrażeniem utraty kontroli nad własną firmą, Często jest to niestety nie tylko wrażenie, ale rzeczywistość. 

Zmieniająca się liczba pracowników,  podwykonawców, dostawców, jednoczesne prowadzenie wielu inwestycji, rosnące stosy dokumentacji, wymagają sprawnego zarządzania i koordynacji. 
Delegowanie własnych uprawnień, na coraz większą liczbę osób, bez właściwego wsparcia dla kontroli nad przebiegiem procesów biznesowych w firmie skutkuje bowiem często  rzeczywistą utratą sterowalności firmy, spowolnieniem jej rozwoju, zmniejszeniem rentowności, a bywa i gorzej. Niestety mieliśmy również okazję obserwować upadek wielu firm, które nie były wstanie utrwalić swojego sukcesu.

Z tych zarówno dobrych, jak i trudnych doświadczeń zrodziła się nasza propozycja nowoczesnego zarządzania firmą budowlaną przez internet, zrealizowana w programie mBudowy udostępnianym na naszym serwisie projektowym mojebudowy.pl.
Okazało się bowiem, że na rynku nie ma oferty informatycznej w zakresie wsparcia realizacji inwestycji budowlanych, satysfakcjonującej małe i średnie firmy budowlane, wspierającego menadżerów i kierowników różnych szczebli w codziennej pracy.

Konstrukcja programu wykorzystująca nasze doświadczenia oraz specjalistyczną wiedzę z zakresu zarządzania przedsięwzięciami biznesowymi, pozwala na skuteczne zarządzanie pełnym procesem biznesowym począwszy od etapu negocjacji kontraktu, przez realizację inwestycji, aż po świadczenie gwarancji. Obsługa inwestycji wspierana jest przez moduły zrządzania relacjami z kontrahentami, realizacji zaopatrzenia i gospodarowania zasobami firmy.

Szczegóły technologiczne i funkcjonalne systemu, można poznać na stronie projektu mojebudowy.pl. W tym artykule skoncentrujemy się na kilku przykładach rozwiązania konkretnych problemów:

1. Jak zapewnić dostęp do systemu informatycznego na budowach?
2. Czy można zaplanować przebiegu inwestycji zanim umowy i kosztorysy znikną w segregatorach?
3. Jak uzyskać informacje o aktualnym stanie kosztów ich zgodnością z kosztorysem? 
4. Jak skutecznie nadzorować ogromną liczbę zadań inwestycyjnych związanych z każdą budową?
5. Jak kontrolować ceny  materiałów, zgodność kosztów materiałowych z kosztorysem oraz eliminować przestoje wynikające z nieterminowych dostaw?
6. Jak optymalizować wykorzystanie sprzętu, pracowników i podwykonawców,  uwzględniając priorytety inwestycji?
7. Czy rozliczenie kosztów pracy pracowników i sprzętu, musi być pracochłonne?
8. Jak poradzić sobie z ogromną liczbą przeglądów sprzętu, badań i szkoleń pracowników, itp?
9. Jak zapanować nad ciągle rozrastającą się dokumentacją?

1. Dostęp do systemu informatycznego na budowach?

Aby umożliwić dostęp kierownika budowy do tradycyjnego systemu informatycznego musimy zapewnić odpowiednio szybkie i stabilne łącze internetowe, co jak wiemy jest kosztowne, a bywa wręcz niemożliwe. Rozwiązaniem są systemy online takie jak mBudowy, wykonane w technologiach przewidzianych do pracy w  Internecie. Dzięki temu możemy korzystać z programu:

• z dowolnego miejsca, przez 365 dni w roku i 24 godziny na dobę
• z każdego komputera bez instalacji oprogramowania
• z użyciem nawet słabych łączy internetowych, np. przez łącze GSM

Dodatkowo nie musimy kupować oprogramowania, jego corocznych aktualizacji, serwerów, zapewniać własnej obsługi informatycznej. W zamian płacimy stosunkowo niewysoki abonament miesięczny.

2. Planowanie przebiegu inwestycji z wyprzedzeniem?

Wielokrotnie doświadczyliśmy jak szybko w nawale codziennych zajęć zaciera się w naszej pamięci wiedza o warunkach naszej oferty, zapisach umowy z inwestorem, ustaleniach dotyczących realizacji inwestycji, ... Z pewnością początek inwestycji byłby najlepszym momentem, aby tak szczegółowo jak to możliwe, zaplanować jej przebieg. Nie jest to jednak możliwe bez wsparcia narzędzi informatycznych.
Filozofia systemu mBudowy oparta na możliwości natychmiastowego wprowadzania pozyskanych informacji, odciąży naszą pamięć i ograniczy marnowanie czasu na przeszukiwanie zarchiwizowanych dokumentów.
W przypadku inwestycji możemy wpisać jej dowolnie szczegółowy harmonogram, określić terminy realizacji etapów, przewidziane kosztorysem wydatki, przychody wynikające z umowy oraz wczytać do systemu istotne dokumenty, które będą natychmiast dostępne dla upoważnionych użytkowników. W efekcie oryginały możemy spokojnie wpiąć do segregatorów, a naszą pamięć uwolnić od mnóstwa informacji.

3. Bieżąca informacja o rentowności inwestycji

Jeżeli mamy wpisane w systemie przewidywane koszty i przychody etapów budowy, pozostaje problem, pozyskania informacji o rzeczywistych kosztach i przychodach, a w efekcie o bieżącej rentowności.
Każdy zarządzający inwestycjami, miał okazję przekonać się po jakim czasie może uzyskać z księgowości aktualne dane. To trochę tak jak list z mandatem z fotoradaru, Zwykle jest za późno aby zareagować. Brak możliwości bieżącej analizy może mieć zgubny skutek dla rentowności inwestycji.
System mBudowy ma wbudowane mechanizmy rejestrowania kosztów i przychodów. Zrealizowana dostawa, wykonane prace, wystawiona faktura, natychmiast odzwierciedlane są w budżetach etapów inwestycji. Umożliwia bieżącą kontrolę nad realizacją pierwotnych założeń ekonomicznych.

4. Nadzorowanie przebiegu inwestycji i realizacji zadań

Dziesiątki zadań, ustaleń, zamówień i dostaw …, a wszystko przemnożone przez wiele inwestycji jednoczenie. Jak to ogarnąć?
Wspominanie kalendarze i notesy do wystarczą tylko do pewnego momentu.
Wyobraźmy sobie, że mamy system informatyczny, pozwalający z dowolnego miejsca zarejestrować każde wydarzenie, zlecone zadanie, rezerwację sprzętu, zamówienie, itd. Aby potem powierzyć mu przypominanie o terminach, rozliczanie kosztów i raportowanie stanu realizacji. Czy nie wygląda to na rozwiązanie bardziej efektywne? 
Sprawny system informatyczny dostępny online umożliwi nam obsługę pełnej gamy czynności związanych z realizacją inwestycji. Raz wprowadzone informacje automatycznie pojawiają się w innych modułach, tworząc łatwą do zarządzania całość. Zaawansowane mechanizmy raportowania i prezentowania danych pozwolą na codzienną analizę sytuacji przedsiębiorstwa, ułatwiając dotarcie do informacji krytycznych dla powodzenia naszych przedsięwzięć.

5. Koszty zaopatrzenia i koordynacja dostaw

W firmie budowlanej mamy do czynienia z ogromną liczbą zamówień dla różnorodnych lokalizacji, składanych przez wiele osób, realizowanych przez szereg dostawców, często na nowym terenie. Zwykle oznacza to panowanie nad dziesiątkami arkuszy excelowych, faksów i ciągle rozładowaną komórkę.
A co z pilnowaniem terminów dostaw czy kosztów materiałowych budowy i ich zgodności z kosztorysem?

mBudowy umożliwia rejestrację zapotrzebowań materiałowych z dowolnej lokalizacji, ich łączenie w celu wspólnej realizacji zakupu. Ogranicza to pracochłonność zaopatrzenia, jak również ułatwia negocjowanie lepszych cen. Możemy w prosty sposób planować zaopatrzenie przez wprowadzanie zapotrzebowań natychmiast, niezależnie od tego jak odległy jest wymagany termin dostawy. To system będzie pamiętał o zamówieniach i nadzorował ich realizację, dając kierownikom wgląd w stan i terminy realizacji dostaw.

Dodatkowo wspierani jesteśmy przez:
historię zakupu, źródeł zaopatrzenia w danej lokalizacji i porównania cen różnych dostawców
raporty ocen dostawców (terminowość i kompletność dostaw, jakość obsługi, itp) w oparciu o nasze bieżące oceny dostaw 
możliwość określenia progu kwotowego, powyżej którego realizacja zamówienia wymaga akceptacji
funkcję natychmiastowej blokady danego zamówienia w razie stwierdzenia nieprawidłowości.
System mBudowy oferuje narzędzia efektywnego wyboru dostawców, negocjacji cen i warunków zakupu. Możliwość planowania i bieżącego nadzoru nad realizacją dostaw, pozwoli uniknąć przestojów z powodu niedotrzymania terminów.

6. Efektywne wykorzystanie zasobów, priorytety i ocena współpracy

Często konkretny pracownik czy ekipa podwykonawców są pożądani na wielu budowach. Zdarza się, że ciężki sprzęt wykonuje prace dzień po dniu w zbliżonych lokalizacjach, zwiększając koszty, a nowi kierownicy, miewają problem z oceną kompetencji pracowników i kooperantów.
Sytuację uprości system informatyczny, pozwalający rezerwować wykorzystanie zasobów na etapie planowania inwestycji z uwzględnieniem ich priorytetów.
Mając komplet informacji o wprowadzonych rezerwacjach i wyłączeniach z użytkowania, możemy podejmować decyzje o przesunięciu terminów, łączeniu rezerwacji zbliżonych czasowo i lokalizacyjnie czy realizacji prac przez podwykonawcę.
Wiedza o kompetencjach np. podwykonawców jest zwykle doświadczeniem poszczególnych kierowników budów. System mBudowy oferuje możliwość dokonywania bieżącej oceny wykonanych prac, upowszechniając tą wiedzę w całej firmie i chroniąc ją przed skutkami fluktuacji kadr. 
W efekcie mamy proste w obsłudze narzędzie, pozwalające zasadniczo poprawić efektywność wykorzystania zasobów, organizację pracy, minimalizując spiętrzenia prac i przestoje.

7. Rozliczenie kosztów robocizny

Nieźle radzimy sobie z rozliczeniem kosztów pracy danej inwestycji czy jednak dziesiątki kart pracy, faktury za podwykonania przesyłanych okresowo do księgowości dają szansę na bieżącą ocenę kosztów i ich zgodności z kosztorysem? Oczywiście i z tym możemy próbować poradzić sobie za pomocą bardziej lub mniej rozbudowanych arkuszy kalkulacyjnych.
W systemie na bieżąco gromadzi się informacja o wymaganych terminach prac i ich zakładanej pracochłonności. Dzięki temu rozliczenie kosztów robocizny będzie wyjątkowo proste. Z użyciem danych o stawkach kosztów pracy zasobu, możemy bez trudu je rozliczyć potwierdzając wykonanie prac, podając ewentualnie ich rzeczywistą pracochłonność.
Rozliczenie kosztów pracy możliwe jest również bez wykorzystywania rezerwacji. Np. w przypadku pracowników, często z góry wiemy na jakiej budowie będą pracowali w danym okresie. Możemy tą informację wpisać do ich kalendarzy, zachowując możliwość modyfikacji danych, kiedy delegujmy pracownika na inną inwestycję lub zmienił się przewidziany wymiar czasu pracy.

8. Zarządzanie sprawnością i bieżąca obsługa zasobów

Utrzymanie sprawności zasobów i spełnienie wymogów prawa dotyczących pracowników oraz sprzętu wymaga restrykcyjnego przestrzegania terminów  przeglądów okresowych sprzętu, badań i szkoleń pracowników, itp. Ich przeoczenie może być brzemienne w skutkach.
Nie zawsze dział kadr, przypomni nam o ważnych terminach a kierowca sprawdzi aktualność przeglądu technicznego czy termin wymiany oleju.
Najchętniej obarczylibyśmy pamiętaniem o takich zadaniach system informatyczny, taki jak mBudowy oferujący planowanie zadań, powiadamiania i przypominania oraz definiowanie zadań cyklicznych, jak coroczny przegląd rejestracyjny.
Możemy również planować inne czynności, jak przypomnienie o rozwiązaniu umowy telekomunikacyjnej po zakończeniu budowy.

9. Zarządzanie dokumentacją

Tradycyjny sposób przechowywania dokumentów, których każda inwestycja generuje ogromną ilość jest wyjątkowo nieefektywny.
System mBudowy minimalizuje konieczność przeszukiwania segregatorów, kopiowania i przekazywania dokumentów przez umożliwienie elektronicznego wczytywania i przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów. Sporządzenie dowolnej elektronicznej notatki, dołączenie zeskanowanych dokumentów zajmuje kilka minut. Informacja o uzgodnieniach trafi do zainteresowanych w ciągu kilku sekund.
Dzięki temu uporządkujemy, przyspieszymy oraz zredukujemy koszty obsługi dokumentacji, automatyzując jednocześnie przepływ informacji i usprawniając realizację zadań.

Podsumujmy

mBudowy to program, który uwzględnia specyfikę branży budowlanej oraz trudności, wynikające z obsługi złożonego procesu biznesowego, jakim jest inwestycja budowlana. Staramy się budować świadomość, że kierownik budowy dzisiaj powinien być przede wszystkim menadżerem, efektywnie koordynującym  zadań inwestycyjne, dzięki  wsparciu nowoczesnego systemu IT. Badania i praktyka biznesowa wykazują, że w efekcie dostępu do aktualnych informacji i danych finansowych, optymalizacji zaopatrzenia oraz wykorzystania zasobów, stosowanie tego typu programów umożliwia kadrze zarządzającej nie tylko na poprawę organizacji pracy i wizerunku firmy ale również na zwiększenie jej rentowności nawet o 25%.

Opracował: Zespół mojebudowy.pl

Więcej na: mojebudowy.pl